So einfach das Thema klingt, so schwer tun sich Unternehmen in der Praxis mit Mitarbeiterempfehlungen. Häufig existiert zwar eine Richtlinie mit Prozessbeschreibung und definierter Prämie, gelebt wird das Programm jedoch nicht. Im Prinzip erwartet man, dass der Mitarbeiter morgens ins Büro kommt, zuerst den Stellenmarkt öffnet und sich überlegt, wen er da empfehlen könnte. Selbstverständlich geschehen aber Mitarbeiterempfehlungen nicht einfach aus heiterem Himmel.
Aus den Gesprächen mit Hunderten von Unternehmen und der Analyse von Dutzenden Mitarbeiterempfehlungsprogrammen haben sich folgende Erfolgsfaktoren herauskristallisiert.
1. Kommunikation
Es braucht eine regelmässige Kommunikation des Programms über verschiedene Kanäle. Nebst E-Mail und Intranet bieten sich auch Flyer und Poster an – oder beispielsweise Displays an stark frequentierten Orten. Aber nicht nur das Programm an sich, auch die Erfolge bieten immer wieder einen Aufhänger, um das Thema in Erinnerung zu rufen.
Die Top-Empfehler des Monats oder Quartals können ausgezeichnet oder neue Mitarbeiter, die über eine Empfehlung kamen, speziell angekündigt werden.
2. Aktivierung
Die Mitarbeiter müssen laufend aktiviert werden, in dem sie zum Beispiel via E-Mail auf Stellen aufmerksam gemacht werden. Dabei ist jedoch auf die richtige Frequenz zu achten. Insbesondere darf beim Mitarbeiter nicht der Eindruck erweckt werden, dass er fast jeden Tag irgendwelche Stellen teilen sollte. Dies würde auch sein Netzwerk verärgern. Der Mitarbeiter soll nur Stellen erhalten, die zu seinem Netzwerk passen und für seine Kontakte relevant sind.
3. Einfachheit
Je einfacher es dem Mitarbeiter gemacht wird, Kontakte zu empfehlen und Stellen zu teilen, desto höher ist die Erfolgswahrscheinlichkeit. Dies gilt einerseits bezüglich des Prozesses, denn: Jedes zusätzliche Formular, jeder zusätzliche Prozessschritt stellt eine Hürde dar – die Anzahl an Empfehlungen reduziert sich. Andererseits muss es dem Mitarbeiter auch technisch so einfach wie möglich gemacht werden, siehe nächster Punkt.
4. Digitalisierung
Die allermeisten Programme basieren auf einem manuellen Prozess mit E-Mail und Excel. Spezialisierte Tools – wie der «EmpfehlungsManager» von XING – automatisieren und digitalisieren den Prozess und vereinfachen ihn damit für alle Beteiligten.
5. Gamification
Der Mensch ist ein spielerisches Wesen. Das gilt auch für Mitarbeiterempfehlungen. Die Mitarbeiter können entweder intrinsisch oder extrinsisch zu Empfehlungen motiviert werden. Noch besser wirken aber spielerische Anreize. Dabei geht es nicht nur um erfolgreiche Empfehlungen, sondern Mitarbeiter können beispielsweise auch Punkte für das Teilen von Stellenanzeigen oder pro Bewerbung erhalten. Darauf basierend gibt es eine interne Rangliste und einen Wettbewerb zwischen den Kollegen.
6. Transparenz
Nichts ist so motivierend, wie eine Rückmeldung zu den eigenen Aktivitäten. Die Mitarbeiter sollten wissen, was ihre Empfehlungen gebracht haben – ob zum Beispiel Bewerbungen eingetroffen sind oder ob bereits ein Bewerber im Prozess ist. Auch hier empfiehlt sich wieder eine digitale Lösung, um den ganzen Prozess zu tracken und dem Mitarbeiter automatisch Statistiken zur Verfügung zu stellen.
(Quelle: © shironosov/iStockphoto)
