10 Merksätze für die Unternehmenspraxis des Bitkom und des VeR | Handelskammerjournal

Mit dem BMF-Schreiben vom 14. November 2014 zu «Grundsätzen zur ordnungsmässigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)», beschreibt die Finanzverwaltung, welche Vorgaben für IT-gestützte Buchführungsprozesse künftig gelten. Die wichtigsten Anforderungen unter GoBD Aspekten sind in den folgenden zehn Merksätzen dargestellt.

1. Elektronische Archivierung ist technologieneutral

Technische Vorgaben und Standards für das zu verwendende elektronische Archivsystem sind nicht vorgeschrieben. Auch können diese angesichts der sehr grossen Unterschiede im organisatorischen Umfeld der verschiedenen Unternehmen nicht vorgeschrieben werden.

Der Unternehmer ist damit frei in der Wahl einer entsprechenden Lösung, soweit diese den Vorgaben für eine ordnungsgemässe Buchführung und Dokumentation entspricht.

2. Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen

Belege in Papierform oder in elektronischer Form sind zeitnah, das heisst möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust zu sichern. Sofern die Aufbewahrung in einem elektronischen Archivsystem erfolgt, hat die Archivierung zum frühestmöglichen Zeitpunkt zu erfolgen. So werden mögliche Verluste und Manipulationen frühzeitig ausgeschlossen.

Dies wird realisiert durch:

einerseits durch organisatorische Vorkehrungen – um zu archivierende Dokumente und Daten rechtzeitig dem Archivierungsprozess zuzuführen.
andererseits ist durch technische Massnahmen zu gewährleisten, dass die Archivdaten möglichst zeitnah auf das endgültige Archivierungsmedium übertragen werden.

3. Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen

Eine zentrale Anforderung der GoBD betrifft die Unveränderbarkeit. Gewährleisten lässt sich dies durch:

hardwareseitig zum Beispiel durch unveränderbare und fälschungssichere Datenträger
softwareseitig zum Beispiel durch Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen
organisatorisch zum Beispiel mittels Zugriffsberechtigungskonzepten

Zusätzlich sind auch Kombinationen zulässig. Eine blosse Ablage im Dateisystem erfüllt die Anforderungen zur Unveränderbarkeit ohne zusätzliche Massnahmen nicht.

4. Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden

Alle Archivierungsobjekte sind mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index zu versehen – wie etwa Dokumenten-ID, Art des Dokuments, Zuordnung zu Stammdaten, Belegnummer oder zeitliche Zuordnung.

Damit ist sicherzustellen, dass das elektronische Dokument unter dem zugeteilten Index verwaltet wird und recherchiert werden kann. Soweit eine Konvertierung in ein Inhouse-Format oder sonstiges Format vorgenommen wird – oder ein bereits elektronisch archiviertes Papierdokument weiterverarbeitet wird –, sind beide Versionen zu archivieren. Das heisst, beide sollten unter demselben Index verwaltet und die konvertierte Version als solche gekennzeichnet sein.

5. Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben

Aus Sicht der GoBD hat der Anwender die freie Wahl unter den technischen Bild und Archivierungsformaten – solange die Lesbarkeit und gegebenenfalls maschinelle Auswertbarkeit sichergestellt ist (Formatfreiheit).

In Bezug auf die Aufrechterhaltung der maschinellen Auswertbarkeit darf während des Archivierungsvorgangs keine «Verdichtung» unter Verlust steuerlich relevanter Daten erfolgen. Papierdokumente können vernichtet werden, wenn eine ordnungsgemässe elektronische Archivierung nebst Verfahrensdokumentation sichergestellt ist und gesetzliche (aussersteuerliche) Gründe nicht dagegen sprechen.

6. Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden

Aufbewahrungspflichtige (steuerrelevante) Daten dürfen auch im Archivsystem aufbewahrt werden. Dabei ist sicherzustellen, dass das Archivsystem oder ein anderes System in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungen der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten ermöglicht – als wären die Daten noch im Produktivsystem.

7. Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung

Im Rahmen einer Betriebsprüfung hat die Finanzverwaltung das Recht:

Einsicht in elektronische Dokumente zu nehmen.
EDV des Unternehmens zur Prüfung und Sichtung dieser Dokumente zu nutzen.

Dabei steht der Finanzverwaltung auch die Möglichkeit offen, im Rahmen einer Volltextsuche elektronische Dokumente zu recherchieren beziehungsweise diese – je nach Dateityp – maschinell auszuwerten. Auch im Fall digitalisierter (gescannter) Rechnungen ist dem Betriebsprüfer auf Verlangen die Einsicht in die elektronischen Rechnungen zu gestatten.

8. Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden

Im Fall der elektronischen Belegarchivierung hat das Unternehmen dem Betriebsprüfer eine Einsichtnahme in die elektronischen Belege unmittelbar am Bildschirm über die betriebsinterne Hard- und Software zu gestatten.

Dies gilt auch dann, wenn die Belege noch als Papieroriginale vorhanden sind. Zudem hat der Betriebsprüfer – im Rahmen des unmittelbaren Datenzugriffs – die Möglichkeit, mittels Volltextsuche Textdokumente innerhalb der Archivumgebung dateiübergreifend zu durchsuchen.

9. Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen

Elektronische Bücher, Aufzeichnungen und Rechnungen dürfen unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland archiviert werden. Der Unternehmer kann dazu beim zuständigen Finanzamt einen schriftlichen Antrag stellen.

Für elektronische Rechnungen existiert eine Sondervorschrift. Bei einer elektronischen Aufbewahrung muss im übrigen Gemeinschaftsgebiet insbesondere:

eine vollständige Fernabfrage (Online-Zugriff) der betreffenden Daten möglich sein
Herunterladen und Verwendung gewährleistet sein

Dabei hat der Unternehmer dem Finanzamt den jeweiligen Aufbewahrungsort mitzuteilen. Ein Antrag des Unternehmers und dessen Bewilligung durch das Finanzamt sind insoweit nicht erforderlich.

10. Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren

Das elektronische Archivierungsverfahren ist in einer Verfahrensdokumentation zu beschreiben. Daran sind folgende Vorgaben geknüpft:

Aus der Verfahrensdokumentation muss sich ergeben, wie die in den GoBD definierten Ordnungsvorschriften umgesetzt wurden.
Die Verfahrensdokumentation muss für einen sachverständigen Dritten verständlich und in angemessener Zeit nachprüfbar sein.
Die Verfahrensdokumentation muss über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist vorgehalten werden.
Änderungen müssen nachvollziehbar sein.
Umfang der Verfahrensdokumentation hat sich an der Komplexität der Geschäftstätigkeit und des DV-Systems zu orientieren.