Auch bald «Out of Office»? Und wie kommunizieren Sie das?

Die Kommunikation bzgl. Urlaubsabwesenheiten wird in vielen Unternehmen sehr unterschiedlich kommuniziert. Oft gibt es sogar intern noch wenig einheitliche „Out of Office“-Notizen. Wichtig ist es, darauf zu achten, dass während Ihrer Abwesenheit ein alternativer Ansprechpartner vorhanden ist und die Nachricht klar verständlich und nicht zu plump formuliert ist. 

Wie war das eigentlich früher, noch lange bevor es überhaupt E-mails gab? Wurden alle Briefe, die die Post brachte, mit Briefen beantwortet, in denen stand, dass man in den Ferien ist? Hat man alle Kunden angerufen und ihnen mitgeteilt, dass man sich auf Seminar befindet? Oder waren es nette Damen und Herren am Empfang, die auf den Umstand der Abwesenheit einer Person hin- und gleich an den Stellvertreter verwiesen? 

Es waren meistens ausreichend Mitarbeitende im Team, die den Job des anderen übernehmen konnten und die wussten, wer abwesend ist und wer nicht. Und vor allem, was dieser den ganzen Tag so treibt.

Heute in einer individualisierten Gesellschaft hat jeder seinen eigenen Computer, der auf E-Mails antwortet und sagt, das E-mails „nicht gelesen und nicht weitergeleitet“ werden. Dabei entsteht der Eindruck (Einzelunternehmer ausgenommen), dass das ganze Unternehmen geschlossen hat. Denn wenn überhaupt wird noch an das Sekretariat verwiesen, dass dann auch nichts weiter sagen kann, als «er ist nicht da!» 

Optimal wäre: Einen Stellvertreter einsetzen und die eigenen E-Mails zu diesem umleiten – dann läuft der Laden auch trotz Ferien weiter. Denn wir sind alle ersetzbar. Und in den meisten Fällen sagt man ja auch schon vorher Bescheid, dass man nachher weg ist. Das wäre dann die perfekte Kommunikation. Eine Überraschung via Autoreply ist eh nicht schön. 

In Anbetracht dessen, dass die E-Mails in den Ferien meistens ja doch gelesen werden, ist dieses Autoreply sowieso obsolet. Wer kennt nicht die Bilder von den Menschen mit Smartphones am Strand und gar auf Wanderwegen. Vom Auto ganz zu schweigen. Aber: das Autoreply kann neue Funktionen übernehmen. Denn als Kommunikationsinstrument wird es doch erstaunlich wenig genutzt.

Wenn der Automat also nun schon die neue Vorzimmerdame ist, dann könnte dieser doch ein wenig charmanter und professioneller sein, oder? Denn das Autoreply bietet die Chance, ohne viel Aufwand gut zu kommunizieren. Die meisten Abwesenheitsmeldungen aber sind langweilig und einseitig. Doch manche treiben auch seltsame Blüten:

• Sehr wichtig sind sicher all jene, die am Dienstagnachmittag gegen vier Uhr auto-antworten, dass sie erst ab Mittwochmorgen (!) wieder auf ihre E-Mails zugreifen.
• Die ganz trockenen Mitbürger sagen, „..bis 6. Januar bin ich nicht im Hause. Ihre E-Mail wird nicht gelesen.“ Punkt.
• Andere wiederum schreiben ganz einfach: „Ich bin dann mal weg!“
• Bei Dieben beliebt sind Abwesenheitsmeldungen, die sagen „bin vom 28. Juli bis 10. August ferienhalber abwesend“.
• „Ich heirate und werde meine Mails bis zum 18. September 2009 kaum lesen…“, so hat der Gründer von Blacksocks vor Jahren gleich eine persönliche Nachricht in seinem Autoreply hinterlegt. „Besten Dank für Ihre Nachricht. Wir begleiten heute einen Grossanlass…“, wirbt das GDI mit einem voll besetzten Haus.
• Amüsant sind jene, die „nicht da“ sind, aber gleich ihre Telefonnummer angeben und auch sagen, der Blackberry sei im Gepäck.
  
  

Eine Kuoni-Mitarbeiterin zeigt, wie es charmanter geht: 

„Während meiner Ferien im Indischen Ozean sammle ich wertvolle neue Tipps und Erfahrung über das Inselparadies der Seychellen.“ Und im PS dazu: „Interessieren Sie sich für nachhaltigen Tourismus mit sozialer und ökologischer Verantwortung?“.

Na geht doch, man kann mit einer Abwesenheitsmeldung ganz gezielt kommunizieren. 

Während umfangreiche Ressourcen für Marketing und Kommunikation im Einsatz sind, verstreichen Chancen fast im vorüber-mailen. Notabene Chancen, bei denen man (ausser der Initialzündung) gar nichts weiter tun muss. Wenn es also schon sein muss, kann man den Automaten doch auch aktiv als Kommunikationsinstrument nutzen:

• Man startet mit einem höflichen Dank
• Freut sich schon, bald antworten zu können
• Nutzt die Chance für die latest News aus der Firma
• Wünscht einen schönen Tag 
• Verpackt dazwischen das ohnehin für den Empfänger unangenehme Abwesenheitsdatum

Denn welcher Kunde findet es schon lustig, wenn sein Partner, Berater oder Lieferant gerade wenn er ihn braucht, einfach nicht da ist.
Und übrigens: Woher ein E-Mail kommt, interessiert eigentlich niemanden. Einige Smartphone-Anbieter haben sich über Autoeinstellungen ganz clever mit Eigenwerbung in jedes E-Mail eingeschlichen, das „von meinem IPhone, Samsung etc gesendet“ wurde. Was soll das eigentlich? Wen interessiert es, von welchem Gerät jemand seine E-Mails sendet? Unter „Einstellungen“ des jeweiligen Gerätes kann man natürlich auch das ändern. Und wenn Sie gerade dabei sind, ersetzen Sie den Satz doch durch einen gekonnten, charmanten Text, der zeigt, wie gut ihre Firma kommuniziert.

In diesem Sinne, schönen Sommer.