Import-Belege ab dem 1. März 2018 nur noch elektronisch (2/2)

Bisher erhielten diese die gelben Importbelege vom Spediteur zugestellt. Während der Übergangsphase bis zum 1. März 2018 erhalten die Importeure von einigen Spediteuren weiterhin die gelben Papierbelege, von den anderen die neuen eVV. Die neuen eVV werden dem Importeur auf drei Wegen zur Verfügung gestellt:

• Der Spediteur sendet dem Importeur die Dateien per E-Mail zu.
• Der Importeur muss die Dateien selbst auf dem Server des Spediteurs abholen.
• Der Spediteur sendet dem Importeur die Sendungsnummer des Zolls und einen Code zu. Mit diesen Angaben muss der Importeur die Dateien selbst beim Zollserver abholen.

Das Verfahren bestimmt der jeweilige Spediteur. Der Importeur hat keine Einflussnahme darauf. Probleme mit den gemischten Belegen und den verschiedenen Zustellsystemen sind vorprogrammiert. Bei allen drei Wegen muss die Kontrolle der Belege und die gesetzeskonforme Archivierung der eVV sichergestellt sein. Mit der Umstellung entsteht einiges an Aufwand und Unsicherheiten. Als Alternative bietet sich die Eröffnung eines eigenen ZAZ-Kontos an (ab 10 Sendungen pro Jahr).

Das Obligatorium tritt am 1. März 2018 in Kraft. Ein idealer Umstellungstermin ist der Jahreswechsel 2017/2018. Dies ergibt eine saubere, kalendarische Trennung: alle Belege bis Ende 2017 als Papier, alle Belege ab 2018 elektronisch. Das erleichtert auch dem Revisor die Arbeit. Bei der Umstellung kann Parallelbetrieb gewählt werden. Dabei erhält man während 30 Tagen weiterhin die Papier-Belege und dazu bereits die elektronischen Dateien. Wenn die Umstellung über den Jahreswechsel erfolgen soll, wählt man als Umstelltermin Anfang Dezember und Parallelbetrieb. So erhält man noch bis Anfang Januar die Papier-Belege und ab Anfang Dezember zu Kontrollzwecken bereits die elektronischen Daten.

• Beratende Stellen wie Treuhänder, Zoll oder Softwarehersteller haben genügend Zeit für Fragen und Installationshilfe.
• Viele Kundenfeedbacks bestätigen, dass die elektronische Lösung einfacher, übersichtlicher und wirtschaftlicher ist als das heutige Papierarchiv.
• Die Neuerung ist unumgänglich. Rechtzeitiges Handeln vereinfacht Ihre Abläufe.
• ZAZ-Kontoinhaber, die beim Zoll noch nicht als Zollkunden registriert sind, müssen sich vorgängig in der Zollkundenverwaltung (ZKV) registrieren. Prozessdauer: eine Woche.

Schweizer Treuhänder, die ein Fiskalvertretungsmandat betreuen, mussten bisher die Papierbelege kopieren oder scannen und dem ausländischen Unternehmen weiterleiten. Dieser Aufwand ist bei den elektronischen Belegen (eVV) mit der richtigen Software gelöst. Beide Stellen, der Treuhänder in der Schweiz und das Unternehmen im Ausland installieren die gleiche Software mit dem gleichen Zertifikat. Danach holen beide Stellen unabhängig voneinander die Daten beim Zoll ab. (Diese Mehrfachabholung funktioniert bei einigen Softwaren.) Mit diesem Vorgehen haben beide Stellen auf dem Bildschirm und im Archiv den gleichen Status.

Wenn der Importeur (mit ZAZ-Konto) das Abholen und Archivieren mit einer eigenen Software vornimmt, bringt ihm dies bei näherer Prüfung massive Einsparungen. Die Belege müssen nicht mehr einzeln empfangen, kontrolliert und abgelegt werden. Sämtliche Belege sind lückenlos vorhanden. Der grösste Vorteil: Das spätere Suchen einzelner Belege geht mit der Software um ein hundertfaches schneller als bei manueller Ablage. Für diejenigen Importeure, welche die Dokumente mit Web-GUI oder Zugangscode abholen, entsteht beim Download und Archivieren ein Mehraufwand gegenüber der heutigen Dokumentenlieferung per Post. Für Firmen ohne eigenes ZAZ-Konto lohnt sich das Eröffnen eines eigenen Kontos: systematische Belege, keine Vorlageprovisionen mehr und der grösste Vorteil; das Abholen der eVV ist mit dem Web-GUI um ein mehrfaches einfacher als mit Zugangscode. Dabei muss beachtet werden, dass die bisherigen Spediteure und Verzollungsagenturen über das neue ZAZ-Konto informiert werden müssen. Sonst läuft die Verzollung weiterhin über das Konto des Spediteurs. Einen Musterbrief (mit Vollmacht) findet man unter www.transsoft.ch.

>>Teil 1 der Artikelreihe «Import-Belege ab dem 1. März 2018 nur noch elektronisch»