Verwaltung einer kleinen Kapitalgesellschaft in Deutschland (2/2)
Im ersten Teil des Artikels ging es um die Gründung einer GmbH in Deutschland. Im zweiten Teil widmet sich der Autor der Verwaltung der GmbH.
3. Verwaltung
3.1. Verwaltung in der Schweiz
Bei KMU besteht oftmals der Wunsch, die deutsche Tochtergesellschaft von Mitarbeitern in der Schweiz verwalten zu lassen. Rechnungsschreibung, Buchhaltung und Belegwesen sind ähnlich aufgebaut wie in der Schweiz, könnten also mit geringem Zusatzaufwand von vorhandenem Personal in der Schweiz erledigt werden. Grundsätzlich ist das möglich, dabei sollten jedoch Besonderheiten beachtet werden:
3.1.1. Belegwesen / Buchführung / EDV
Nach § 146 Abs. 2 der deutschen Abgabenordnung ist aufbewahrungspflichtiges Schriftgut in Deutschland aufzubewahren. Gleiches gilt für die elektronische Buchführung. Auf Antrag kann von diesem Grundsatz abgewichen werden, wenn die Gesellschaft sicherstellt, dass alle steuerlichen Verpflichtungen in Deutschland eingehalten werden und der elektronische Datenzugriff für die deutschen Finanzbehörden uneingeschränkt möglich ist. Insbesondere muss der zuständigen Finanzbehörde der Standort des Datenverarbeitungssystems mitgeteilt werden. Die Finanzverwaltung prüft regelmässig, ob das System zur Erfüllung der deutschen steuerlichen Vorschriften geeignet ist. Rechnungen in Papierform sind in Deutschland aufzubewahren. Elektronische Rechnungen dürfen im Ausland aufbewahrt werden, wenn eine vollständige Fernabfrage der Daten sichergestellt ist. Es ist jedoch auch hier dem Finanzamt mitzuteilen, wenn die Rechnungen nicht in Deutschland aufbewahrt werden. Jede geplante Auslagerung von Belegen, Daten oder Datenverarbeitungsprozessen sollte vorab fachkundig geklärt und mit dem zuständigen Finanzamt abgestimmt werden.
3.1.2. Steuern
Die jährlichen Steuererklärungen werden in der Regel von einem Angehörigen der rechts- oder steuerberatenden Berufe angefertigt. Insoweit ergeben sich keine Besonderheiten. Hinsichtlich der regelmässig einzureichenden steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Anmeldungen, die im Rahmen der Buchführung oder der Lohnabrechnung anfallen, ist zu beachten, dass diese Anmeldungen mittlerweile vollständig elektronisch einzureichen sind. In der EDV müssen also die entsprechenden Schnittstellen zu den deutschen Behörden und Meldestellen eingerichtet und gepflegt werden.
3.1.3. Zollrechtliche Bestimmungen
Die deutsche GmbH erleichtert den Warenhandel innerhalb der EU. In der Schweiz hergestellte Produkte müssen aber auch für eine deutsche Vertriebsgesellschaft zunächst in die EU eingeführt werden. In der Regel liefert die Schweizer Produktionsgesellschaft an die deutsche Vertriebsgesellschaft, die ein Lager unterhält und dann die Verteilung innerhalb Deutschlands und der EU übernimmt. Vorteil: Bei vielen Endkunden erleichtert sich die Zollabwicklung erheblich, weil die Einfuhr gesammelt stattfindet. Findet die Distribution der Waren in der Schweiz statt, sind für jede einzelne Sendung aus der Schweiz an EU-Endkunden die zoll- und einfuhrrechtlichen Bestimmungen umfassend zu beachten. Dies läuft dem Zweck der Gestaltung zu wider.
3.2. Revision
Für die Jahresabschlüsse kennt Deutschland für KMU keine grundsätzliche Revisionspflicht. Vielmehr sind die Kapitalgesellschaften nach § 267 HGB in vier Grössenklassen eingeteilt. Kleinstkapitalgesellschaften und kleine Kapitalgesellschaften sind von der gesetzlichen Prüfungsvorschrift des § 316 HGB befreit. Dies betrifft die meisten KMU. Die entsprechenden Abgrenzungskriterien sind Bilanzsumme, Umsatzerlöse und Arbeitnehmerzahl und sind in § 267 HGB enthalten.
3.3. Offenlegung
Die Jahresabschlüsse von GmbH sind im elektronischen Unternehmensregister bekannt zu machen. Auch hier gibt es Erleichterungen für Kleinstkapitalgesellschaften und kleine Kapitalgesellschaften, die in der Regel die Ergebnisrechnung nicht offenlegen müssen (vgl. § 326 HGB). 3.4. Neu: Transparenzregister Seit dem 1. Oktober 2017 ist in Deutschland das Transparenzregister eingerichtet. Es soll Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung bekämpfen. Im Transparenzregister werden die wirtschaftlich Berechtigten, die hinter einer Kapitalgesellschaft stehen, erfasst und öffentlich zugänglich gemacht. Wirtschaftlich berechtigt sind natürliche Personen, die mehr als 25 % der Kapitalanteile halten oder mehr als 25 % der Stimmrechte kontrollieren. Sind natürliche Personen aus der Schweiz direkt Gesellschafter der GmbH ist nichts zu unternehmen, weil die Gesellschafter bereits über die Gesellschafterliste im Handelsregister transparent sind. Sind jedoch juristischen Personen aus der Schweiz beteiligt, besteht für den Geschäftsführer der deutschen GmbH dringender Handlungsbedarf. Er muss die wirtschaftlich Berechtigten ermitteln und dem Transparenzregister melden. Achtung: Es drohen erhebliche Bussgelder. Unter www.transparenzregister.de können die Rechtsgrundlagen eingesehen und Registrierungen vorgenommen werden.
4. Fazit
Für KMU mit geschäftlichen Aktivitäten in der EU ist eine deutsche GmbH ein probates Mittel, ein Standbein innerhalb der EU zu halten und somit von den Erleichterungen des europäischen Binnenmarktes zu profitieren. Gründung und Verwaltung einer deutschen GmbH stellen auch kleine KMU aus der Schweiz vor keine Probleme. Durch die elektronische Datenverarbeitung hat sich die Gründung einer GmbH erheblich beschleunigt. Zahlreiche Möglichkeiten der Arbeitsteilung zwischen Schweizer KMU und deutscher Tochtergesellschaft sind durch vernetzte Systeme möglich, bedürfen aber der Abstimmung mit den deutschen Behörden.
