12 Regeln zum GoBD-Konformen Austausch elektronischer Rechnungen

Elektronische Rechnungen erfüllen seit der Änderung 2011 uneingeschränkt die Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes. Bei Vorlage der entsprechenden Pflichtangaben berechtigen diese insbesondere zum Vorsteuerabzug – unabhängig davon, in welchem Format der elektronische Rechnungsversand erfolgt (etwa PDF, XML oder EDIFACT).

Welche Anforderungen die Finanzverwaltung grundsätzlich an den elektronischen Rechnungsaustausch stellt, ergibt sich aktuell aus den Grundsätzen zur ordnungsmässigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD). Die Unternehmenspraxis sollte sich dabei an folgenden Regeln orientieren:

Elektronische Rechnungen sind originär elektronische Unterlagen. Diese sollten entsprechend digital im Ursprungsformat aufbewahrt werden – unabhängig davon, ob die Aufbewahrung im Produktivsystem, im Archivsystem oder durch eine Auslagerung in ein anderes DV-System erfolgt.

• Aufbewahrungsdauer: grundsätzlich zehn Jahre – auf Grundlage des Umsatzsteuergesetzes.
• Aufbewahrungsfrist: Beginnt regelmässig mit Abschluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Elektronische Rechnungen sind – mit Blick auf die Wahrung des Rechts auf Vorsteuerabzug – stets unveränderbar aufzubewahren. Dies lässt sich hardwaremässig, softwaremässig oder organisatorisch gewährleisten. Insbesondere spätere Änderungen sind ausschliesslich so vorzunehmen, dass sowohl der ursprüngliche Inhalt als auch die Vornahme der Änderung erkennbar bleiben.

Soweit elektronische Rechnungen in einem reinen Dateisystem vorgehalten werden sollen, bedarf es zusätzlicher Schutzmassnahmen. Zuletzt gilt, dass auch etwaige Systemwechsel oder Systemabschaltungen im Hard- oder Softwarebereich die unveränderbare Aufbewahrung nicht beeinträchtigen dürfen.

Insbesondere für Betriebsprüfungszwecke müssen elektronische Rechnungen lesbar sein und lesbar bleiben. In diesem Zusammenhang ist sicherzustellen, dass Rechnungen in Formaten – wie beispielsweise XML oder EDIFACT – für das prüferische Auge lesbar dargestellt werden können. Damit sind sie auch prüfbar im Rahmen einer Sichtprüfung.

Dem steuerpflichtigen Unternehmen ist mithin zu empfehlen, zusammen mit der elektronischen Rechnung auch ein geeignetes Anzeigeprogramm (Viewer) vorzuhalten.

Elektronische Rechnungen sind zeitnah, das heisst möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust zu sichern. Sofern die Aufbewahrung etwa in einem Archivsystem erfolgt, hat die Archivierung der elektronischen Rechnungen zum frühestmöglichen Zeitpunkt zu erfolgen. So können mögliche Verluste und Manipulationen ausgeschlossen werden.

Elektronische Rechnungen sind daher einer ordnungsmässigen und vollständigen Belegsicherung zuzuführen – unabhängig davon, in welchem Format diese in das Unternehmen eingeliefert werden.

E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder Buchungsbelegs sind in elektronischer Form aufzubewahren. Dient eine E-Mail jedoch ausschliesslich als reines Transportmittel (analog dem Briefumschlag), um die angehängte elektronische Rechnung zu übermitteln, ist diese grundsätzlich nicht zusätzlich aufzubewahren.

Die Aufbewahrungspflicht bezieht sich ausschliesslich auf den transportierten Inhalt – zum Beispiel PDF-Datei. Allerdings kann sich das Unternehmen freiwillig zur Aufbewahrung der gesamten E-Mail entscheiden, beispielsweise um Absender und Zeitpunkt zu dokumentieren (Audit-Trail).

Elektronisch empfangene Rechnungen sind mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index zu versehen. Das elektronische Dokument soll unter dem zugeteilten Index verwaltet und recherchiert werden können. Um eine späteres Prüfen zu ermöglichen sind die vergebenen Zuordnungs- und Identifizierungsmerkmale bei der Aufzeichnung oder Verbuchung zu übernehmen.

Einen Sonderfall der Erfassung stellt die elektronische Erfassung oder Digitalisierung von Papierrechnungen (Scan-Vor- gang) dar. Werden Rechnungen in Papierform empfangen und anschliessend elektronisch erfasst, ist das Scan-Ergebnis so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt – wenn es lesbar gemacht wird. Der Verzicht auf Papierbelege darf das Nachvollziehen und Nachprüfen jedoch nicht beeinträchtigen.

Nach dem Einscannen dürfen Papierrechnungen – soweit sie nicht nach etwaigen Spezial-Vorschriften im Original aufzubewahren sind – unter bestimmten Voraussetzungen vernichtet werden. Insbesondere muss das verwendete Erfassungs- und Archivierungsverfahren den GoBD entsprechen. Anders verhält es sich mit der Erstellung einer Verfahrensdokumentation (siehe Punkt 12). Diese sollte insbesondere Ausführungen zum Prozess und zu den personellen sowie technischen Anforderungen enthalten.

Soweit es sich um Ausgangsrechnungen handelt, ist für Zwecke der elektronischen Aufbewahrung eine inhaltliche Übereinstimmung gefordert. Damit sind auch historische Stammdaten notwendig. In der Praxis empfiehlt es sich, die entsprechenden Ausgangsbelege zum Zeitpunkt der Erstellung direkt in einem Bildformat der elektronischen Aufbewahrung beiführen – zum Beispiel als PDF oder TIFF. So gesehen wird auch eine Migrationsunabhängigkeit geschaffen.

Beim Umwandeln (Konvertieren) von elektronischen Rechnungen in ein Inhouse-Format sind stets beide Versionen zu archivieren. Diese sollten unter demselben Index verwaltet und die konvertierte Version als solche zu kennzeichnet werden. 

Eine Ausnahme stellen ausschliesslich temporäre Zwischenspeicherungen von Verarbeitungsergebnissen dar. Deren Inhalt finden im Laufe des weiteren Verarbeitungsprozesses vollständig Eingang in die Buchführungsdaten. Dabei ist zu beachten, dass die Umwandlung nicht zu einer Einschränkung der sogenannten maschinellen Auswertbarkeit führen darf – noch dürfen inhaltliche Veränderungen vorgenommen werden.

Im Rahmen einer Betriebsprüfung hat die Finanzverwaltung auch das Recht, Einsicht in elektronische Rechnungen zu nehmen und das vorhandene EDV-System zum Prüfen dieser Rechnungen zu nutzen. Dabei hat die Finanzverwaltung die Möglichkeit, im Rahmen einer Volltextsuche elektronische Rechnungen zu recherchieren – beziehungsweise diese maschinell auszuwerten.

Auch im Fall digitalisierter Rechnungen ist dem Betriebsprüfer die Einsicht in die elektronischen Rechnungen über die betriebsinterne Hard- und Software unmittelbar am Bildschirm zu gestatten.

Für den elektronischen Rechnungsaustausch – beziehungsweise die Digitalisierung von Papierrechnungen – ist eine Verfahrensdokumentation verpflichtend. Dies betrifft auch die im Umsatzsteuergesetz konstituierte Anforderung an ein innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad (Rechnungseingangsprüfung). Aus der Verfahrensdokumentation muss sich ergeben, wie die in den GoBD dokumentierten Ordnungsvorschriften zu beachten sind.

Die Verfahrensdokumentation muss für einen sachverständigen Dritten verständlich und in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Ausserdem muss die gesetzliche Aufbewahrungsfrist in der jeweiligen Versionierung vorgehalten werden.

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